Gedragscode

KFPS Gedragscode voor functionarissen

Overwegende dat,

Deze Gedragscode is opgesteld voor alle functionarissen; de leden van de ledenraad, de leden van het bestuur, de leden van de diverse raden genoemd in artikel 24 van de statuten, directie en medewerkers en voor een ieder die optreedt namens of ten behoeve van het KFPS.
Functionarissen van het KFPS een specifieke verantwoordelijkheid hebben voor het handhaven van de integriteit en de reputatie van het KFPS.
Deze integriteit inhoudt, dat de verantwoordelijkheid die met de functie samenhangt wordt aanvaard en dat er de bereidheid is om daarover verantwoording af te leggen aan het KFPS.
Voor inspecteurs en juryleden specifieke aanvullende regels gelden ingevolge artikel 24 van de Statuten van het KFPS welke vermeld worden onder aanvullende regels inspecteurs en juryleden.
Alle functionarissen

Toepassingsgebied
1.1 Deze Gedragscode geldt voor functionarissen van het KFPS en een ieder die optreedt namens of ten behoeve van het KFPS.
1.2 De Gedragscode is openbaar en door derden te raadplegen.
1.3 De functionarissen ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van de Gedragscode en aanvaarden met het aangaan van de functionarisfunctie deze Gedragscode.
1.4 In gevallen waarin de Gedragscode niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is, vindt bespreking plaats door het Bestuur van het KFPS.

Waarden en gedrag
2.1 Het KFPS kent een cultuurkaart met waarden en gedrag waarnaar alle functionarissen zullen handelen. Functionarissen vertegenwoordigen het KFPS en hebben hierbij een specifieke verantwoordelijkheid om de vereniging gezamenlijk te binden.
2.2 Verbondenheid; Er wordt samen gewerkt aan verbinding en een samenhangende vereniging ten behoeve van het Friese Paard, zodat een positief verenigingsgevoel wordt uitgedragen.
2.3 Betrouwbaarheid; Er wordt integer, vertrouwelijk en zorgvuldig met de verkregen informatie en/ of kennis omgegaan. Dit met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Afspraken en toezeggingen worden nagekomen.
2.4 Respect; een ieder wordt met respect en waarde behandeld. Functionarissen zijn een voorbeeld voor anderen en respecteren elkaars verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
2.5 Professionaliteit; Functionarissen hebben kennis van de statuten, reglementen en het beleid van het KFPS en leven deze na.
2.6 Functionarissen zijn aanspreekbaar en verantwoordelijk voor hun gedragingen en zal desgevraagd verplicht verantwoording afleggen als bedoeld in deze Gedragscode aan het KFPS-bestuur.
Belangenverstrengeling
3.1 Het laten ontstaan van (een schijn van) verstrengeling van verantwoordelijkheden binnen het KFPS of verstrengeling van de algemene KFPS- en eigen belangen, in positieve dan wel negatieve zin, moet worden vermeden. Tot de eigen belangen worden ook gerekend belangen voortvloeiend uit een bedrijfsmatige activiteit van de functionaris die verband houden met het Friese paard.
3.2 Het is niet geoorloofd persoonlijk voordeel of voorrang te vorderen, te verzoeken of aan te nemen, waar het de dienstverlening van of namens het KFPS betreft, hetzelfde geldt voor diensten van derden.
3.3 Een dreigende (schijn van) belangenverstrengeling wordt terstond gemeld.
Nevenfuncties
4.1 Werkzaamheden die de belangen van het KFPS kunnen raken worden gemeld.
4.2 Nevenwerkzaamheden die schadelijk zijn voor het KFPS of een nadelige invloed hebben op de invulling van de functie zijn niet toegestaan.

Giften
5.1 Er moet terughoudend met het aanvaarden van geschenken en giften worden omgegaan.
5.2 Het is niet geoorloofd giften of geschenken met een verplichtend karakter te vorderen, te verzoeken of aan te nemen.
5.3 Het aannemen of aanbieden van kleine geschenken met in hoofdzaak immateriële waarde en een alledaags karakter waarmee iemand waardering wil uitdrukken, is toegestaan tot een waarde van maximaal 25 euro.
5.4 Bij het aanbieden van geschenken boven een waarde van 25 euro moet de functionaris dit terstond melden bij het Bestuur of de directie.

Middelen
6.1 Middelen worden gepast gebruikt, ze worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor ze verkregen zijn.
6.2 Met behulp van de verkregen middelen worden geen activiteiten uitgevoerd voor eigen rekening of voor rekening van derden.

Social media
7.1 Social media kan een waardevolle bijdrage leveren aan het KFPS. Functionarissen kunnen kennis en informatie delen, mits die informatie niet vertrouwelijk is en het de vereniging en of betrokkenen niet schaadt.
7.2 De wijze van gebruik maken van social media dient op de wijze die past bij het gestelde in deze Gedragscode te gebeuren. De communicatie moet voldoen aan de waarden en gedrag genoemd in de cultuurkaart van het KFPS.
7.3 De functionaris respecteert bij gebruik van social media vertrouwelijkheid, eigendomsrecht, copyright en wet- en regelgeving.
7.4 Gebruik van social media gebeurt op persoonlijke titel, bij werk gerelateerde onderwerpen met vermelding van vereniging en functie.
7.5 Bij gebruik van een eigen blog en/of kanaal wordt kenbaar gemaakt dat er op persoonlijke titel wordt gepubliceerd.
7.6 Indien het gebruik van social media, in welke vorm dan ook, ontspoort of dreigt te ontsporen dient dit direct gemeld te worden bij het Bestuur of de directie van het KFPS.

Overig
8.1 Ter versterking van het integriteitsbewustzijn van alle functionarissen dient er voortdurende aandacht te zijn voor de Gedragscode en integriteit. Integriteit hoort thuis in alle aspecten van het werk, de bedrijfsvoering en het personeelsbeleid: werving, selectie en introductie van functionarissen en personeel, werkinstructies, werkoverleg, opleiding en training, functionerings- en exitgesprekken.

Naleving
9.1 De vertrouwenscommissie, het Bestuur en de directie kunnen naar aanleiding van een schending van de Gedragscode tegenover de betrokkene een ordemaatregel nemen. Betreft het een ernstige schending dan kan het Bestuur tegen het betrokken lid aangifte doen bij de Tuchtcommissie waarna de aangifte leidt tot een tuchtrechtelijke procedure waarop het Tuchtreglement van toepassing is.
9.2 Wanneer de Gedragscode is geschonden door een lid van de ledenraad, is het Bestuur bevoegd een ordemaatregel te nemen.
9.3 Wanneer de Gedragscode is geschonden door een lid van het Bestuur, is de vertrouwenscommissie bevoegd een ordemaatregel te nemen.
9.4 Wanneer de Gedragscode is geschonden door een functionaris of de directie, is het Bestuur bevoegd een ordemaatregel te nemen.
9.5 Wanneer de Gedragscode is geschonden door een werknemer, is het Bestuur/de directie bevoegd een ordemaatregel te nemen.

Loyaliteit
10.1 De inspecteurs en juryleden zijn loyaal aan de vereniging en aan elkaar.
10.2 Tijdens keuringen treden zij coöperatief op in commissieverband.
10.3 Kritiek op collega juryleden wordt uitsluitend geuit bij de directie van het KFPS.
10.4 Advies aan collega juryleden kan in vertrouwen in beslotenheid gegeven worden.

Objectief
11.1 Inspecteurs en juryleden stellen zich objectief op. Ze zijn onafhankelijk en onpartijdig. In de besluitvorming wordt het algemeen belang alleen gediend.
11.2 Inspecteurs en juryleden beoordelen geen eigen paarden of nakomelingen van eigen paarden of fokproducten. Hetzelfde geldt voor paarden van familieleden tot en met de tweede graad, daaronder begrepen pleegkinderen en geregistreerde partners voor zover deze met hen een gemeenschappelijke huishouding voeren. Danwel voor paarden van personen waar een andere relatie is waarbij de objectiviteit (in schijn) niet gewaarborgd is.

Communicatie
12.1 Uitsluitend de voorzit(s)ter van de rubriek(en) treedt op als woordvoerder naar inzenders, publiek en pers. Hierbij baseert hij/zij zich uitsluitend op de officiële beoordeling.
12.2 Inspecteurs en juryleden geven geen openbare toelichting tijdens keuringen/evenementen/shows waarbij zij niet in functie zijn als beoordelend jurylid.

Handel
13.1 De relatie tussen het jurylid en diens handelspartner (koper/verkoper) moet feitelijk gelijk zijn aan de relatie tussen willekeurige koper-verkoper-relatie. Inspecteurs en juryleden dienen zich derhalve te onthouden van handel in paarden waarover zij kennis dragen die zij via hun functie hebben verkregen en die aan niet-KFPS-functionarissen niet bekend zijn.
13.2 Inspecteurs en juryleden dienen zich te onthouden van zakelijke betrokkenheid bij paarden die onderworpen zijn aan een keuringsprocedure, waaraan zij als beoordelaar deelnemen. Deze regel geldt voor de duur van de keuringsprocedure.
13.3 Inspecteurs en juryleden zijn verplicht om zakelijke betrokkenheid bij een paard altijd openbaar te maken. Bij deelname aan de keuring dient dit, indien dit niet uit de te naam stelling van het paard op te maken is, tijdig gemeld te worden bij de directie.

Representatief
14.1 De functionaris in functie is representatief en draagt correcte kleding.
14.2 Onder correcte kleding wordt verstaan, voor heren een donker pak, een licht gekleurd overhemd, een KFPS-stropdas en een bolhoed. Voor dames een gekleed kostuum met passende hoed in een donkere kleur. Zowel dames als heren dragen hierbij donker gekleurde schoenen en een donker gekleurde neutrale jas.
14.3 Inspecteurs en juryleden in functie worden geacht tijdens hun werk niet te roken en de mobiele telefoon uit te schakelen.

Jurybijeenkomsten
15.1 Inspecteurs en juryleden worden geacht aanwezig te zijn bij officiële jurybijeenkomsten, bijscholings- en uniformeringsdagen.
15.2 Tijdens deze dagen moet er jaarlijks ook aandacht zijn voor de Gedragscode en integriteit.

Vertrouwenspersoon
16.1 De vertrouwenspersoon is degene bij wie men terecht kan als er sprake is van grensoverschrijdend gedrag op het gebied van pesten, agressie, (seksuele) intimidatie en discriminatie. Hij/zij heeft een onafhankelijke positie ten opzichte van Bestuur, directie, kantoor, inspectie en jurycorps.
16.2 De vertrouwenspersoon bepaalt zelf in overleg met degene die een beroep op hem/haar doet, hoe met de ongewenste situatie om te gaan.

Zijn/haar taken en bevoegdheden zijn:

zorgen voor de eerste opvang van de melder die ongewenst gedrag heeft ervaren;
verkennen of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is;
informeren van betrokkene over andere mogelijkheden zoals begeleiding door de vertrouwenspersoon en/of het starten van een klachtenprocedure;
begeleiden van betrokkene desgewenst bij het indienen van een klacht en de vervolgprocedure;
trachten tot een oplossing te komen door middel van het inschakelen van het Bestuur, een deskundige, bemiddelaar of mediator;
verlenen van nazorg aan de melder;
registreren van geanonimiseerde gevallen van ongewenst gedrag;
signaleren van knelpunten in de uitvoering van beleid, verstrekken van informatie ter voorkoming en bestrijding van ongewenste omgangsvormen in de organisatie en geven van gevraagd en ongevraagd advies op dit gebied aan het Bestuur.
Aanvullende regels inspecteurs en juryleden:

Overwegende dat,

Ingevolge van artikel 24 lid 3 van de Statuten van het KFPS dienen de leden van de inspectie, hengsten(her)keuringscommissie, verrichtingsjury en van de exterieurjury zich te houden aan het voorschrift Gedragscode voor inspecteurs en juryleden.
De leden van de inspectie en juryleden hebben volgens het huishoudelijk reglement als taak de uitvoering van keuringen conform het Reglement Stamboekwezen.
Deze Gedragscode heeft tot doel om belangen transparant te maken en objectiviteit van keuringen te garanderen.

Versie Voorjaar 2022