Privacy Policy

Per 25 mei 2018 is de nieuwe privacyregelgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in gegaan. Met dit privacy- en cookiebeleid willen we u duidelijkheid geven over de manier waarop wij omgaan met uw gegevens.

De Koninklijke Vereniging “Het Friesch Paarden-Stamboek” (hierna: KFPS) hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Wij gaan zorgvuldig om met de persoonsgegevens van onze leden, fokkers-leden, fokkers/niet-leden, donateurs, begunstigers, functionarissen, vrijwilligers, deelnemers aan activiteiten, gebruikers van MijnKFPS, bezoekers van onze website, abonnees en andere personen met wie het KFPS contact onderhoudt.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden wij dat doen, op welke wettelijke grondslagen de verwerking berust, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten betrokkenen hebben.

Het KFPS verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke wet- en regelgeving.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Voor de verwerking van persoonsgegevens waarvoor het KFPS zelfstandig het doel en de middelen bepaalt, is de volgende organisatie verwerkingsverantwoordelijke:

Koninklijke Vereniging “Het Friesch Paarden-Stamboek” (KFPS)
Lavendelheide 13
9202 PD Drachten
KvK-nummer: 40001206
E-mail: mail@kfps.nl

Vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden gericht aan mail@kfps.nl.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de relatie met het KFPS en de betreffende activiteiten of dienstverlening kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Naam, adres, woonplaats en geboortedatum.
• Telefoonnummer en e-mailadres.
• Lidmaatschapsnummer, lidmaatschapsstatus en regio-indeling.
• Bankrekeningnummer, betaalgegevens en factuurgegevens.
• Gegevens van contactpersonen en vertegenwoordigers van ondernemingen en rechtspersonen, waaronder gegevens over vertegenwoordigingsbevoegdheid.
• Gegevens over deelname aan vergaderingen, evenementen en andere verenigingsactiviteiten.
• Gegevens over functies, benoemingen en werkzaamheden binnen de vereniging.
• Correspondentie en informatie die betrokkenen zelf aan het KFPS verstrekken.
• Gegevens die noodzakelijk zijn voor de behandeling van klachten, bezwaren, beroepsprocedures, tuchtzaken en geschillen.
• Technische gegevens die noodzakelijk zijn voor het gebruik en de beveiliging van onze website en digitale diensten.
• Gegevens uit het KFPS stamboek;
• Gegevens uit het Identificatie & registratiesysteem voor paarden, pony’s, veulens, ezels, zebra’s en andere paardachtigen;
• Gegevens uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel;
• en andere gegevens waarvan verwerking vereist is in het kader van de toepasselijke wet- en/of regelgeving.

Hoofdregel: het KFPS beperkt de verwerking van persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het betreffende doel waarvoor ze zijn verzameld.

4. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

Het KFPS verwerkt persoonsgegevens voor de navolgende doeleinden:

4.1 Leden- en relatieadministratie

Voor het behandelen van aanmeldingen, registreren en beheren van lidmaatschappen, administreren van fokkers/niet-leden, donateurs, begunstigers en onderhouden van contacten.

4.2 Uitvoering van dienstverlening

Voor het behandelen van aanvragen, verzorgen van aangevraagde diensten en organiseren van activiteiten waaraan betrokkenen deelnemen.

Voor stamboek- en fokkerijactiviteiten koppelen wij gegevens over paarden aan betrokken personen. Bij keuringen en evenementen kunnen deelnemersnamen, paardeninformatie, uitslagen en beeldmateriaal worden gepubliceerd, voor zover daarvoor een passende grondslag bestaat.

MijnKFPS biedt toegang tot verenigings- en stamboekdiensten. Wij verwerken de gegevens die nodig zijn om accounts te beheren, toegang te beveiligen, aanvragen uit te voeren en ondersteuning te bieden.

4.3 Verenigingsorganisatie

Voor het organiseren en doen houden van regiovergaderingen en ledenraadsvergaderingen, verkiezingen, benoemingen en de werkzaamheden van het bestuur, de directie, en diverse raden en commissies.

4.4 Financiële administratie

Voor het vaststellen en innen van contributies, bijdragen en andere verschuldigde bedragen, het verwerken van betalingen, het voeren van een financiële administratie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4.5 Communicatie en publicaties

Voor het verzenden van noodzakelijke berichten over en in het kader van dienstverlening, lidmaatschap-, verenigings- en fokkerijactiviteiten, statuten, reglementen, voorschriften, officiële mededelingen, evenementen en andere activiteiten binnen het KFPS. Dit omvat onder meer het verzenden van verenigingsinformatie, nieuwsbrieven en publicaties, zowel digitaal als in gedrukte vorm.

4.6 Klachten, bezwaren, beroepszaken, tuchtzaken en andere geschillen

Voor het behandelen van klachten, bezwaren, beroepsprocedures, tuchtzaken en andere geschillen overeenkomstig de toepasselijke statuten en reglementen.

4.7 Beheer en beveiliging

Voor het beheren en beveiligen van onze administratie, website en digitale systemen en het voorkomen en onderzoeken van misbruik.

5. Rechtsgrondslagen voor de verwerking

Het KFPS verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat op grond van artikel 6 van de AVG.

Afhankelijk van het doel van de verwerking kan deze grondslag zijn:

Uitvoering van een overeenkomst
Wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een lidmaatschap, dienstverleningsovereenkomst of andere overeenkomst met de betrokkene.

Wettelijke verplichting
Wanneer het KFPS wettelijk verplicht is bepaalde persoonsgegevens te verwerken of te bewaren.

Gerechtvaardigd belang
Wanneer verwerking noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van het KFPS of een derde, bijvoorbeeld voor noodzakelijk verenigingsbeheer of beveiliging, en de belangen en rechten van de betrokkene niet zwaarder wegen.

Toestemming
De toepasselijke grondslag wordt per verwerking bepaald. Het bestaan van een bepaling in de statuten of reglementen vormt op zichzelf niet automatisch een wettelijke grondslag in de zin van de AVG.

6. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Het KFPS kan persoonsgegevens verstrekken aan derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van zijn werkzaamheden, het nakomen van wettelijke verplichtingen of een ander rechtmatig doel.

Afhankelijk van de verwerking kunnen dit bijvoorbeeld zijn:

• Leveranciers (o.a. software leveranciers, accountants, hosting leveranciers);
• Organisaties, fokkerijen, keuringsinstanties, veeartsen, de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), (andere) paardenpaspoort uitgevende instanties (ppi); die betrokken zijn bij de uitvoering van verenigingsactiviteiten of dienstverlening;
• Aan het KFPS gelieerde rechtspersonen;
• Andere partijen zoals overheidsinstellingen, gerechten en toezichthouders.

Het KFPS verstrekt niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk voor het betreffende doel.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens uitsluitend namens het KFPS verwerkt, worden de afspraken hierover waar vereist vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

7. Bewaartermijnen

Het KFPS bewaart uw persoonsgegevens zo lang als deze nodig zijn voor het doel waarvoor zij oorspronkelijk zijn verzameld en/of zo lang als nodig is om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Na verval van dit doel en of de noodzaak om nog langer uw persoonsgegevens – voor dit doel – te verwerken zullen wij uw persoonsgegevens vernietigen.

Een wettelijke bewaarplicht, een lopende procedure of een andere aantoonbare noodzaak kan aanleiding geven tot een afwijkende bewaartermijn.

Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn en geen grond voor verdere bewaring bestaat, worden zij verwijderd of geanonimiseerd.

8. Beveiliging van persoonsgegevens

Het KFPS neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, onrechtmatige verwerking en ongewenste openbaarmaking.

Bij het bepalen van de maatregelen houden wij rekening met de aard van de persoonsgegevens en de risico’s van de verwerking.

Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

9. Rechten van betrokkenen

Iedere betrokkene heeft op grond van de AVG, afhankelijk van de omstandigheden, het recht om:

• Inzage te vragen in zijn of haar persoonsgegevens.
• Onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren.
• Persoonsgegevens te laten verwijderen.
• De verwerking van persoonsgegevens te laten beperken.
• Persoonsgegevens overgedragen te krijgen, voor zover het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is.
• Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.
• Eerder gegeven toestemming in te trekken.

Een verzoek kan worden ingediend via mail@kfps.nl.

Het KFPS behandelt dergelijke verzoeken overeenkomstig de AVG en reageert in beginsel binnen één maand. Indien wettelijk toegestaan kan deze termijn worden verlengd.

Het kan zijn dat wij niet (volledig) aan uw verzoek(en) kunnen of mogen voldoen. Als wij uw verzoek (gedeeltelijk) afwijzen, zullen wij u hierover informeren.

Het KFPS kan ter bescherming van persoonsgegevens om aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker vast te stellen.

10. Internationale gegevensuitwisseling

Het KFPS onderhoudt contacten en samenwerkingsverbanden met organisaties in binnen- en buitenland.

Wanneer in het kader van deze samenwerking persoonsgegevens worden verstrekt, gebeurt dit uitsluitend voor een bepaald, rechtmatig doel en voor zover de verstrekking noodzakelijk is.

Bij doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) houdt het KFPS zich aan de toepasselijke AVG-regels voor internationale doorgifte.

Een dergelijke doorgifte vindt uitsluitend plaats wanneer daarvoor een geldige doorgiftegrondslag bestaat en de vereiste waarborgen aanwezig zijn.

11. Website en cookies

Bij het bezoeken van onze website kunnen persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van de website.

Voor zover het KFPS cookies of vergelijkbare technieken gebruikt, informeren wij bezoekers hierover en vragen wij toestemming wanneer dat wettelijk vereist is.

Nadere informatie over cookies wordt verstrekt via de cookieverklaring van het KFPS.

Website van derden

Onze website bevat links naar websites van derden. Het KFPS is niet verantwoordelijk voor websites van derden en de manier waarop derden met jouw persoonsgegevens omgaan.

12. Vragen en klachten

Voor vragen, opmerkingen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met het KFPS via mail@kfps.nl.

Betrokkenen hebben daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Meer informatie hierover is beschikbaar via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Het KFPS kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer ontwikkelingen binnen de vereniging, veranderingen in de gegevensverwerking of wijzigingen in wet- en regelgeving daartoe aanleiding geven.

De actuele versie van deze privacyverklaring wordt gepubliceerd op de website van het KFPS.

Laatste wijziging: 25 oktober 2026