Integriteitscommissie reglement
In alle gevallen is de Nederlandse tekst van de Statuten en Reglementen leidend en doorslaggevend. In geval van (mogelijke) verschillen tussen de Nederlandse tekst en vertalingen daarvan, prevaleert de Nederlandse tekst boven de vertaling daarvan en heeft (het betreffende onderdeel van) de vertaling geen rechtskracht.
Artikel 1 Reglement Integriteitscommissie
1.1 Dit Reglement is vastgesteld door de Ledenraad.
1.2 Onder Integriteit wordt verstaan: het geheel van normen en waarden zoals, direct dan wel indirect, vastgelegd in de Gedragscode (inclusief cultuurkaart) en andere reglementen zoals vermeld op de site van het KFPS. Deze zijn door de commissie vervat in een lijst met toetsingscriteria.
Artikel 2 Leden van de Integriteitscommissie
2.1 De integriteitscommissie, hierna te noemen “de commissie”, bestaat uit drie (3) leden en twee (2) plaatsvervangende leden. De voorzitter en secretaris worden door de leden van
de commissie uit hun midden benoemd.
2.2 De leden en de plaatsvervangende leden van de commissie worden benoemd, geschorst en ontslagen door de Ledenraad overeenkomstig het bepaalde in artikel 20 van
de statuten. Ieder Lid van het KFPS kan kandidaten voor de commissie bij de Vertrouwenscommissie
aandragen. De Vertrouwenscommissie legt per vacature één (1) persoon ter benoeming aan de ledenraad voor.
2.3 Twee (2) leden van de commissie als ook één (1) plaatsvervangend lid zijn geen lid van het KFPS. Zij dienen te verklaren dat zij zich zullen houden aan de statuten, reglementen,
voorschriften en overige besluiten van het KFPS. Eén (1) lid van de commissie als ook één (1) plaatsvervangend lid is wel lid van het KFPS.
2.4 Het lid als ook het plaatsvervangend lid van de integriteitscommissie, tevens lid zijnde van het KFPS, kan binnen het KFPS geen deel uitmaken van enig ander orgaan van het KFPS.
2.5 Tenminste een van de leden heeft een aantoonbare achtergrond in de corporate governance.
2.6 De benoeming geschiedt voor de duur van vier (4) jaar met de mogelijkheid van een eenmalige aansluitende herbenoeming voor de duur van vier (4) jaar. De leden van de
commissie maken zelf een zodanig aftreedschema op, dat jaarlijks ten hoogste één (1) persoon aftredend is.
2.7 Indien een vacature ontstaat dient de Ledenraad in de eerstvolgende vergadering in de vacature te voorzien op voordracht van de vertrouwenscommissie.
Artikel 3 Taken van de commissie
3.1 Vanuit het grote belang dat het KFPS hecht aan integriteit heeft de commissie tot taak:
a. Het op verzoek adviseren van de Vertrouwenscommissie en/of het Bestuur bij benoemingen zoals genoemd in artikel 122 van het Huishoudelijk Reglement. Het advies wordt uitgebracht als een “zwaarwegend advies” en (uitsluitend) uitgebracht aan het orgaan dat het advies heeft gevraagd. Indien van het advies wordt afgeweken, dient de commissie schriftelijk en gemotiveerd daarvan in kennis te worden gesteld.
b. Het adviseren bij vragen en geschillen in relatie tot integriteitskwesties binnen het KFPS. Het advies wordt uitgebracht als een “zwaarwegend advies” aan degene die de melding heeft gedaan en het orgaan dat bevoegd is om een besluit te nemen c.q. maatregelen te treffen. Indien van het advies wordt afgeweken, dient de commissie schriftelijk en gemotiveerd daarvan in kennis te worden gesteld.
Artikel 4 Inschakelen van de integriteitscommissie
4.1 De Vertrouwenscommissie en het Bestuur zijn bij benoemingen als hiervoor in artikel 3.1 sub a bedoeld steeds bevoegd advies bij de commissie in te winnen.
4.2 Bij vragen of geschillen als hiervoor bedoeld in artikel 3.1 sub b (hierna ook te noemen integriteitskwesties) in relatie tot integriteit binnen het KFPS kan ieder orgaan, functionaris of
individueel lid van het KFPS een zaak aanhangig maken. Het orgaan dat- of de persoon die de commissie wenst in te schakelen wordt hierna ook “melder” genoemd.
4.3 Een integriteitskwestie wordt aanhangig gemaakt door middel van een brief of mail aan de voorzitter of secretaris van de commissie waarbij duidelijk de afzender wordt aangegeven inclusief mailadres, telefoonnummer en adres. Hierbij wordt zo concreet mogelijk aangegeven waarom er sprake is van een integriteitskwestie en een advies wordt verzocht van de commissie. Anonieme meldingen worden in beginsel niet in behandeling genomen.
4.4 Indien daartoe naar de mening van de commissie aanleiding is kan besloten worden dat de melding mondeling wordt gedaan. De commissie kán vervolgens besluiten dat de melding
alsnog schriftelijk of per mail dient te geschieden.
Artikel 5 Behandeling van een integriteitskwestie
5.1 Na ontvangst van de melding van de integriteitskwestie beoordeelt de commissie of deze ontvankelijk is. Bij deze ontvankelijkheidsbeoordeling wordt vastgesteld of de melding betrekking heeft op een gedraging die getoetst dient te worden aan de in artikel 1.2 genoemde normen en waarden. Tevens dient de melding betrekking te hebben op een gedraging van een orgaan, lid of functionaris welke gerelateerd kan worden aan het KFPS. Indien wenselijk kan de commissie nog om een nadere toelichting vragen aan de melder.
5.2 De commissie zal binnen twee (2) weken na ontvangst van de melding van de integriteitskwestie aan melder meedelen of de melding ontvankelijk wordt verklaard. Indien de
melding niet ontvankelijk is zal dit gemotiveerd aangegeven worden. Indien mogelijk zal de melder worden doorverwezen. Wanneer de melding wel ontvankelijk is zal het vervolgproces de melder uiteengezet worden.
5.3 De commissie zal een melding die ontvankelijk is verklaard nader onderzoeken. De commissie is hierbij bevoegd tot het inwinnen van informatie bij de melder, degene die onderwerp is van de melding, bij leden van de Ledenraad, bij leden van het Bestuur, bij leden van andere raden of commissies van het KFPS en bij de directie en medewerkers. Deze zijn verplicht de gevraagde inlichtingen te verstrekken. De commissie kan ook inlichtingen inwinnen bij derden. Onder “derden” kunnen ook specialisten worden verstaan die de commissie bij specifieke (technische) vraagstukken kunnen ondersteunen. Het onderzoek vindt zo zorgvuldig mogelijk plaats waarbij “hoor en wederhoor” een belangrijk uitgangspunt is.
5.4 De commissie tracht in goed onderling, besloten, overleg tot een advies te komen. Een lid van de commissie mag niet aan de behandeling van een zaak deelnemen, indien het lid
persoonlijk of uit andere hoofde bij die zaak betrokken is of is geweest. Indien het degene betreft die lid is van het KFPS, zal hij vervangen worden door het plaatsvervangend lid, lid zijnde van het KFPS. Indien het een van de andere twee (2) leden van de commissie betreft, zal hij vervangen worden door het plaatsvervangend lid, niet lid zijnde van het KFPS.
Indien een lid van de commissie voor of tijdens de behandeling van een zaak meent dat zich een onverenigbaarheid voordoet of dat hij zich om andere redenen wenst te verschonen als lid van de commissie, zal hij hiervan zo spoedig mogelijk mededeling doen in de commissie.
Artikel 6 Uitspraak van de commissie bij integriteitskwesties
6.1 Uiterlijk binnen zes weken nadat een melding ontvankelijk is verklaard doet de commissie een uitspraak in de vorm van een zwaarwegend advies (zie art. 3.1 sub b). De commissie kan de termijn van zes weken verlengen wanneer nader onderzoek noodzakelijk is.
6.2 Gelet op de inhoud van het begrip integriteit en het feit dat deze mede bepaald wordt door de feitelijke context heeft de commissie bij haar beoordeling een discretionaire bevoegdheid. De uitspraak van de commissie vindt schriftelijk plaats en bevat de conclusie ten aanzien van de toetsingscriteria, het advies en de meest relevante feiten en overwegingen. Het kan tevens een voorstel tot verbetering of preventie van een soortgelijke toekomstige integriteitskwestie
inhouden.
6.3 Individuele leden van de commissie kunnen en mogen nimmer aangesproken worden op het proces en de inhoud van het advies van de commissie. Organen en leden van het KFPS vrijwaren de leden van de commissie terzake.
6.4 Er is tegen het advies van de commissie geen bezwaar of beroep mogelijk.
Artikel 7 Advisering bij benoemingen
7.1 De commissie is na ontvangst van een verzoek van de Vertrouwenscommissie of het Bestuur om te adviseren over een benoeming bevoegd tot het inwinnen van informatie bij leden van de Ledenraad, bij leden van het Bestuur, bij leden van andere raden of commissies van het KFPS en bij de directie en medewerkers. Deze zijn verplicht de gevraagde inlichtingen te verstrekken. De commissie kan ook inlichtingen inwinnen bij derden. Het onderzoek vindt zo zorgvuldig mogelijk plaats.
7.2 De commissie tracht in goed onderling, besloten, overleg tot een advies te komen. Een lid van de commissie mag niet aan de behandeling van het advies ten aanzien van een benoeming deelnemen, indien het lid daarbij een persoonlijk belang heeft. Indien het degene betreft die lid is van het KFPS, zal hij vervangen worden door het plaatsvervangend lid, lid zijnde van het KFPS. Indien het een van de andere twee (2) leden van de commissie betreft, zal hij vervangen worden door het plaatsvervangend lid, niet lid zijnde van het KFPS.
Indien een lid van de commissie voor of tijdens de behandeling van een advieszaak rond een benoeming meent dat zich een onverenigbaarheid voordoet of dat hij zich om andere redenen
wenst te verschonen als lid van de commissie, zal hij hiervan zo spoedig mogelijk mededeling doen in de commissie.
7.3 Bij een advies met betrekking tot een benoeming zal de commissie met name letten op het aspect van mogelijke “(schijn van) tegenstrijdig belang”.
Artikel 8 Uitspraak van de commissie bij advies rond benoemingen
8.1 De commissie komt na ontvangst van een verzoek van de Vertrouwenscommissie of het Bestuur zo spoedig mogelijk met een advies in de vorm van een zwaarwegend advies (zie art.
3.1 sub a).
8.2 Het advies van de commissie vindt schriftelijk plaats aan het orgaan dat het advies bij de commissie heeft ingewonnen en bevat de conclusie ten aanzien van de toetsingscriteria en de
meest relevante feiten en overwegingen.
8.3 Individuele leden van de commissie kunnen en mogen nimmer aangesproken worden op het proces en de inhoud van het advies van de commissie. Organen en leden van het KFPS vrijwaren de leden van de commissie terzake.